Подготовка справки о доходах по форме 2-НДФЛ

Если в организации есть наемные работники, которым выплачиваются различного рода доходы, то такая организация является налоговым агентом и обязана начислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ, а также отчитываться в ИФНС.

Какую зарплатную отчетность мы сдаем в налоговую инспекцию, начиная с 2017 года, вы можете посмотреть здесь.

В этой статье мы рассмотрим, как заполнить справки 2-НДФЛ.

Все доходы, которые мы выплачиваем нашим сотрудникам, отражаем в налоговой карточке (регистре) для расчета НДФЛ. Бланк мы можем разработать сами, главное, чтобы в нем были обязательные реквизиты, а именно:

• Сведения о работнике и его статус (Это ФИО, ИНН, адрес, паспортные данные и резиденство).
• Виды доходов и вычетов. Для этого есть соответствующие коды, утвержденные приказом ФНС России.
• Суммы доходов и даты их выплат.
• Данные об удержанном и перечисленном НДФЛ (Сумма и дата удержания и уплаты налога).

Конечно, мы можем добавить и какие-то свои графы в бланк. Например, сумму дохода с предыдущего места работы (особенно это важно для работников, имеющих детей) или строку, в которой укажем основания для предоставления имущественного вычета.

Кстати, в случае проверки, инспекторы обязательно потребуют предоставить этот регистр налогового учета.

И именно из этой карточки мы будем брать данные для заполнения годовой 2-НДФЛ.

Что представляет собой 2-НДФЛ, наверняка, многие знают. Мы часто ее предоставляем в разные организации и учреждения.

При подготовке этого документа, особое внимание следует обратить на корректность указания ИНН работников.

Поле  «Признак представления сведений» - этот реквизит может быть либо «1»- сведения о доходах и налоге, либо «2» - если мы не смогли по каким-то причинам удержать НДФЛ.

Обратите внимание: если у организации есть обособленные подразделения, то справки 2-НДФЛ подаются в ИФНС по месту их регистрации.

В справке мы указываем весь доход, полученный за год, с разбивкой по месяцам и видам дохода, а также вычеты, которые были предоставлены работнику (например, стандартный вычет на детей). Необлагаемые налогом суммы в справке не показываются (например, пособия по уходу за ребенком, при рождении и т.п.)

Если в каком-то месяце сотрудник получил и отпускные, и заработную плату, а возможно, и больничный, то следует эти суммы показать разными строками.

Доходы в справке отражаются в рублях и копейках, а сумма НДФЛ в полных рублях (до 50 коп. отбрасываем, 50 и больше копеек округляются в большую сторону)

Если в организации физических лиц, получивших доходы больше 25 человек, то сведения представляются в электронном виде.

Например: в июле 2016г., слесарю Мартынову А.В. был начислен ежегодный отпуск за 5 кал. дн. в сумме 6830 руб.; заработная плата за июль 2016г. - 20950 руб. и больничный  -  8860руб.

В сведениях 2-НДФЛ эти суммы будут указаны следующим образом:

месяц	Код дохода	Сумма дохода
07	2000	20950,00
07	2012	6830,00
07	2300	8860,00