Оптимизация бизнес-процессов

• Что такое бизнес-процессы?
• Каким образом предприниматель сталкивается с этим понятием ежедневно?
• Для чего нужно оптимизировать эти процессы?

На эти и другие вопросы мы постараемся ответить в нашей статье.

Как правило, на начальном этапе развития бизнеса, понятие бизнес-процесс вообще не присутствует в лексиконе предпринимателя. Но это не значит, что таких процессов нет. Все, что делается предпринимателем и его сотрудниками в целях реализации бизнеса и есть бизнес-процессы.

Например, давайте посмотрим, что делает предприниматель для того, чтобы продать товар. В общем - все просто. Надо сначала купить товар, а потом его продать!

• Осуществляется закупка товара:

1. Поиск поставщика
2. Заключение договора с поставщиком
3. Составление заказа
4. Оплата заказа
5. Забор товара со склада поставщика или прием на своем складе.
6. Раскладка товара на складе

• Продажа покупателю.
  1. Прием заказа от покупателя
  2. Прием оплаты
  3. Отпуск/доставка товара

Итак, теперь мы видим, что два действия у нас превратились уже в значительно большее количество действий. Когда предприниматель работает один, часть бизнес-процессов у него отсутствует, часть настолько плавно перетекает друг в друга, что сложно определить, где их границы.

Но все меняется, как только бизнес начинает приобретать более менее приличные масштабы. Когда один человек уже не может заниматься и закупкой и продажей. Когда на складе начинает храниться товар – это могут быть специально приобретенные складские запасы или же товар, от которого отказываются или возвращают покупатели. В любом случае, предприниматель сталкивается с необходимостью складского учета – иначе, рано или поздно вы создадите на фирме идеальные условия для воровства.

Удачный бизнес – это как цепочка бизнес-процессов. Если все отлажено и ни одно звено не тормозит процесс, то все отлично. Но стоит хотя бы одному звену выпасть из цепочки, и она вся может упасть.

За каждый процесс в компании отвечает отдельное звено. В малом бизнесе бывает, что один сотрудник отвечает за несколько звеньев – это совершенно нормально, если у него есть четкие указания, как должны протекать процессы, за которые он отвечает.

Все вышенаписанное кажется вполне естественным и не требующим к себе внимания со стороны предпринимателя ровно до того момента, как, например:

• Пришлось вернуть покупателю стоимость товара и выплатить компенсации за нарушение сроков договора  купли-продажи. Это произошло из-за того, что информация о заказе покупателя не была вовремя передана в отдел, который занимается закупкой товара. Заказанный товар на складе отсутствовал. Покупатель оплатил заказ и ждал доставку, которая, естественно, не приехала. В данном случае мы видим нарушение одного из звеньев цепи – не налажен процесс передачи информации в отдел закупок или не налажен процесс приема заказа от покупателя, а возможно, не налажен складской учет.
• Или пришлось уплатить проценты за просрочку платежа поставщику. Такое может произойти в том случае, если в бухгалтерию вовремя не передаются документы на оплату. То есть, не налажен процесс документооборота между отделами.

Такие случаи иногда серьезно мешают работе и развитию бизнеса. Чем дольше вы тяните с отладкой бизнес-процессов, тем больше вам потом придется потратить времени на их восстановление. Сложно переучивать сотрудников, когда они привыкли делать так, как привыкли и их мало волнует, что сотрудники других отделов недополучают информацию или получают ее не вовремя.

Часто бывает, что наши сотрудники во время описания бизнес-процессов клиента, выявляют лишние звенья в работе, дублирование одних и тех же процессов разными отделами/сотрудниками. Выявление таких фактов помогает предпринимателю сократить затраты и увеличить скорость оборота.

Если ваш бизнес вырос достаточно, для того чтобы начать задуматься над тем:

• насколько грамотно вы используете ресурсы сотрудников,
• нет ли у вас лишних процессов, которые увеличивают время от заказа товара до его доставки покупателю,
• не лежит ли на вашем складе товар, о котором вы не знаете,

Вы можете сами заняться описанием всех процессов и составлением методических материалов и должностных инструкций для сотрудников, а можете обратиться к профессионалам, которые разберут каждый миллиметр вашей бизнес-цепочки, смогут определить ненужные звенья и слабые места. Предложат решения, как ускорить процессы и обезопасить предпринимателя и его прибыль. При необходимости напишут инструкции по работе для каждого отдела и проведут инструктаж сотрудников.

Звоните 8 (495) 792-01-90 или Закажите Обратный звонок.

Стоимость первичной консультации от 5 000 рублей. При заключении договора на оказание услуг, консультация бесплатно.