Подготовка отчета о среднесписочной численности

Ежегодно, 20 января, все компании и ИП (для ИП только в случае, если у них есть работники), в обязательном порядке сдают сведения о среднесписочной численности (ССЧ) в ИФНС. 

Сразу отметим, что если организация вновь создана, то сведения подаются до 20 числа месяца, следующего за  месяцем создания.
Непосредственно процесс заполнения формы не составит труда. Указываем ИНН и КПП на основании  регистрационных документов юридического лица или ИП. Конечно, указываем, в какую инспекцию сдаем отчет (код из 4 знаков, где первые два - регион, следующие два - номер инспекции) и наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя. Заполняя строку "ССЧ по состоянию на" указываем дату  01 января следующего года, за который мы отчитываемся, а в случае с вновь созданной организацией первое число следующего за созданием  месяца. И наконец, указываем саму среднесписочную численность. Вот тут возникают некоторые сложности. 
Считать её нужно в соответствии с Приказом Росстата.

Следует учесть, что не все работники попадают в среднесписочную численность. Есть исключения: 

- те сотрудники, которые являются внешними совместителями,
- которые находятся в отпуске по беременности и родам, 
- по уходу за ребенком. 
Их мы учитывать не будем.

Внутренних  совместителей нужно считать  как одного человека и только по основному месту. Подсчет среднесписочной численности за год несложный, но достаточно трудоемкий. Как же определить этот показатель? 
Сначала считаем ССЧ за каждый месяц, для этого складываем  сколько сотрудников работало за каждый день, в том числе в праздничные и выходные дни, и делим на общее число  дней в этом месяце. Обратите внимание на некоторый нюанс: численность наших работников в нерабочие дни  (выходные и праздничные) будет такой же, как и в предшествовавший им рабочий день. То есть, если работник, уволен в пятницу, то его следует учесть в списочной численности в субботу и воскресенье. 
Считаем работников, которые работают все рабочее время. Делать это удобнее по табелям с учетом приказов о приеме и увольнении. Отдельно считаем работников, у которых не полный рабочий день. Их мы будем учитывать  пропорционально отработанному времени.  
Рассмотрим на примере: В организации у шести работников  в октябре рабочий день не полный: 
-  один работник работал по 3 часа в течение 21  деня. Звучит абсурдно, но его учитываем в размере 0,4 ч. за день  (3 / 8);
- пять работников работали по 4 часа, 21 рабочий день. Их будем считать в размере 0,5 ч. за каждый день (4 / 8).
Итого, ССЧ  работников, у которых день был неполный, получилась 2,9 человека (0,4 * 21 + (0,5 * 5) * 21) : 21 раб. день. эту цифру мы и будем учитывать  при определении ССЧ. 
Учтите, что те работники, у которых, согласно законодательству, сокращенный день, считаются  целыми единицами. 
Потом складываем ССЧ за каждый месяц (ССЧ за январь + ССЧ за каждый месяц….+ССЧ за декабрь) и делим на 12.Результат подсчета ССЧ за год округляем до целых единиц и вносим в отчет.