Обработка первичных документов

Бухгалтерский учет, согласно законодательным нормам должен полностью отображать всю хозяйственную деятельность,  которая ведется в организации и каким-либо образом влияет на ее финансовое состояние. В основе такого подробного учета лежит работа с первичной бухгалтерской документацией. И хотя, существует мнение, что «первичка» – это работа для самого неопытного бухгалтера, на деле, верное оформление этих документов оказывается крайне важным.

Форма и реквизиты.

Первичный документ может выглядеть как угодно, но обязан содержать минимум определенной информации. Существующие нормы позволяют любой организации использовать имеющиеся стандартные формы документации или же вводить в оборот любые иные, разработанные самостоятельно. Однако второй вариант встречается редко, ведь грамотно разработать форму может только специалист с определённым уровнем квалификации, а имеющиеся стандартные формуляры удобны в использовании и просты в понимании.

Первичный документ может быть, как традиционно бумажным, так и электронным. Электронные формы должны удовлетворять всем требованиям, которые предъявляются и к бумажному первичному документообороту, а также быть заверены электронной подписью уполномоченного лица. Однако, есть одно немаловажное условие: если по договору с любым из контрагентов организация обязуется предоставлять бумажные варианты документации, от электронных копий могут и отказаться, потребовав стандартный вариант на бумаге.

Какого бы вида ни была «первичка», она будет недействительной без следующих реквизитов и данных:

• Наименования вида документа и номера формы, если она стандартная.
• Даты формирования документации.
• Названия и основных реквизитов организации-составителя.
• Сути, содержания проведенной хозяйственной операции.
• Измерителей совершенной операции с указанием натуральных или денежных величин измерения.
• Указания должности и подписи сотрудника, ответственного за оформления факта хозяйственной жизни, а так же информации, которая однозначно идентифицирует данное должностное лицо.

Распространенные ошибки.

Бухгалтерская работа, особенно с первичными документами – это обработка огромного объема информации, следовательно, ошибки в процессе просто неизбежны. Однако самые серьезные недочеты нужно всегда помнить и держать их отсутствие под контролем.

Во-первых, главный и непростительный бухгалтерский промах в «первичке» – это ее отсутствие. Причем речь идет как о полном отсутствии регистрации факта хозяйственной жизни, так и  об отсутствии бумажных копий там, где это требуется. Может показаться, что списание незначительного количества материалов, покупка одного тюбика клея и прочее в этом роде – мелочь в море бухучета, но это попросту незаконно. Нужно помнить и о том, что некоторые автоматические действия, совершаемые системами учета, требуют распечатки бумажных копий в обязательном порядке. Базовый набор первичной документации включает в себя:​

• Ордера и чеки.
• Поручения о платежах и банковские выписки.
• Квитанции.
• Авансовые отчеты.
• Накладные, акты.
• Счета-фактуры.

ВАЖНО: Накладную и счет-фактуру можно заменить одним документом – УПД!

Несмотря на то, что договора не перечислены в ПБУ, как первичные документы, фактически налоговики  их требуют. Основанием для этого является тот факт, что договорные отношения между юридическими лицами должны быть закреплены в письменной форме. Кроме того, от информации, отраженной в договоре часто зависит, как именно правильно отразить в налоговом учете тот или иной факт.

Во-вторых, категорически не допускается подпись не в оригинальном виде, а в факсимильном. Равно как невозможна и подпись документа лицом, не имеющим на то закрепленных документально полномочий. По этому поводу встречаются разные мнения, но мы советуем вам не допускать таких фактов, так как факсимильную подпись фактически может поставить кто угодно, и доказать тот факт, что не вы сами, например, поставили подписи в накладной за контрагента, нам представляется проблематичным.

В-третьих, имеющиеся орфографические и пунктуационные ошибки, подписи карандашом, недопечатанный текст, могут вызывать подозрения в фальсификации документа. Этого следует избегать, поскольку при налоговых проверках на подобное всегда обращают внимание.