Аудит кадрового делопроизводства

Кадровая документация в организации должна вестись в строго установленном законом порядке. Однако требований к ней достаточно много, потому ошибки неизбежны. Чтобы избежать серьёзных последствий неверного заполнения подобной документации, оперативно исправить допущенные нарушения, целесообразно проводить аудит кадрового делопроизводства.

Зачем и когда проводится.

Необходимость проведения проверки определяется организацией самостоятельно. Аудит может быть проведен в любой момент времени. Его основная цель – выявить все имеющиеся нарушения в кадровых документах и формах, исправить их и предотвратить негативные последствия как для работников, так и для предприятия. Документы эти имеют очень широкий спектр применения: они нужны кадровикам, бухгалтерии, самому работнику, а также могут быть запрошены в налоговую инспекцию и пенсионный фонд. Поэтому один неверный реквизит вполне может повлечь за собой целый ряд ошибок и последующих штрафов от контролирующих органов.

Есть особые случаи, когда проведение аудита кадрового делопроизводства рекомендуется провести в обязательном порядке:

• при найме нового руководителя кадровой службы или ответственного работника отдела;
• после изменений в руководящем составе компании;
• после серьезных изменений в законодательных актах;
• при смене системы начисления зарплаты;
• во время и после массового сокращения персонала.

Кто и что должен проверять

Единой жестко регламентированной концепции проведения аудита не существует, поскольку многое в данном случае зависит от потребностей организации. Аудитором может выступать как сторонний специалист из профессионального агентства, так и работник организации. Первый вариант считается наиболее эффективным, поскольку высококвалифицированный аудитор с опытом гораздо быстрее и полнее проверяет документы, не имея никакой личной заинтересованности. Но при необходимости к аудиту можно привлечь руководителя кадровой службы или прочих работников, имеющих соответствующую квалификацию.

Перечень проверяемых данных формируется внутри организации при каждом аудите. В перечень обязательно следует включить:

• Мы предлагаем, если вам это необходимо, провести аудит кадровых документов, а также взять на себя ведение кадрового учета в полном объеме. Стоимость учета - 150 рублей за одного сотрудника в месяц. Табель учета рабочего времени, форма СЗМ. Звоните нам 8 (495) 792-01-90 или закажите Обратный звонок.

  все трудовые договоры;
• трудовые книжки всех сотрудников;
• штатное расписание;
• графики отпусков;
• табель учета рабочего времени сотрудников;
• приказы по персоналу;
• личные карточки по форме Т-2.

Составлять список рекомендуется на основе имеющихся законов, приказов и указаний соответствующих ведомств. Рекомендуется, при проверке обратить внимание и на такие документы как личные дела работников, собственные нормативные акты и приказы. В зависимости от профиля работы предприятия, могут вестись такие формы, как графики сменности, положения о сохранении коммерческой тайны, коллективные договора, положения и приказы об обучении и аттестации сотрудников. Наиболее правильным вариантом аудита кадровой документации будет полная проверка всех официальных форм.

Распространенные ошибки

В ходе проверки имеет смысл особое внимание обратить на типичные недочеты ведения делопроизводства, поскольку они встречаются наиболее часто и могут иметь самые серьезные последствия. К примеру, одним из самых распространённых нарушений является полное отсутствие некоторой документации. Нередко в организациях отсутствует актуальный и вовремя составленный график отпусков, штатное расписание. Грубой и часто встречающейся ошибкой является отсутствие четких указаний на способы исчисления заработной платы и выдачи денежных средств.

В крупных организациях могут возникнуть проблемы с ведением личного дела работника, куда вся информация должна заноситься своевременно и достоверно. При большой численности персонала сделать это бывает непросто, то и ведет к нарушениям. Распространены и ошибки в формулировках при заполнении трудовых книжек.