Формирование личных дел

Когда на работу приходит новый человек, кадровой службе необходимо собрать как можно больше информации о нем: образование, трудовая деятельность, семейное положение, личностные качества и, конечно же, профессиональные навыки. Все эти данные консолидируются в персональное личное дело. Мы глубоко убеждены, что грамотное ведение личных дел работников приносит много пользы для отдела кадров и руководства компании, т.к. вся информация сконцентрирована в одном месте, что способствует сохранности документов, и помогает организации рабочего процесса. В момент увольнения, личное дело считается завершенным и передается в архив. Минимально необходимый пакет документов, предъявляемый новым сотрудником, можно дополнить внутренними инструкциями кадровой службы.

Если у вас нет сотрудника отдела кадров, советуем вам не тратить свое время или время бухгалтера на кадровое делопроизводство и доверить это профессионалам.Тем более, что это будет точно дешевле, чем нанимать отдельного сотрудника.

Звоните нам 8 (495) 792-01-90 или закажите Обратный звонок.

Если вы самостоятельно ведете личные дела сотрудников, вам надо знать, что в личном деле должны присутствовать следующие документы:

1.            Опись документов, которые лежат в личном деле;

2.            Заявление от сотрудника о приеме на работу;

3.            Контракт или трудовой договор;

4.            Согласие на обработку персональных данных;

5.            Копия Приказа о приеме на работу;

6.            Заполненная анкета или биография с фотографией;

7.            Копии паспорта, пенсионного свидетельства, ИНН, военного билета (для мужчин);

8.            Копия документа об образовании сотрудника

9.            Характеристика или рекомендательное письмо;

10.          Должностная инструкция;

11.          Прочие документы по мере необходимости.

Все листы подшиваются в папку. На титульном листе указывается ФИО сотрудника, номер и дата, когда заведено дело. Одно дело не может содержать более 250 страниц. При большом объеме сотрудников, рекомендуем размещать личные дела в алфавитном порядке. На копиях должна стоять печать и подпись сотрудника отдела кадров.

Личные дела должны храниться в архиве с момента передачи и до 75 лет, руководящего состава – неограниченно по времени. Забрать из личного дела отдельный документ при необходимости можно, но только с разрешения руководителя кадровой службы, вместо такого документа в дело вкладывается справка-заместитель, которая содержит дату, причину, а так же подпись выдавшего и получившего документ. На руки получить свое личное дело сотрудник не может, но может ознакомиться под расписку в присутствии сотрудника, который несет ответственность за кадровые документы.

Трудно переоценить значимость личных дел, ведь фактически это личное досье каждого сотрудника, в котором собран полный пакет документов и сведений о человеке и его трудовой деятельности.