Постановка кадрового делопроизводства
Для каждого руководителя наличие грамотных специалистов в штате компании является первоочередной задачей.
Опытные бухгалтера обеспечат надлежащее ведение учета основных и материальных средств, программисты – функционирование сайта, системные администраторы – оргтехники, логистическая служба правильно спланирует доставку. Это лишь немногие специалисты, которые способны повлиять на процесс работы компании.
Делопроизводство кадровой сферы включает в себя учет потребностей в определенных единицах, подбор и расстановку персонала, и многие другие задачи. Грамотная постановка кадрового делопроизводства в самом начале работы фирмы, поможет избежать дальнейших проблем с контролирующими инстанциями. Процесс это довольно трудоемкий и требует тщательного учета законодательных норм и статей.
Раньше кадровый учет на предприятии был довольно стандартным и велся по строго определенным схемам. Сейчас специалисты по подбору и учету кадров осуществляют инновационных подход в работе. При подборе кадров применяются новые современные технологии. Кадровик должен объединять в себе знания бухгалтерского учета, юридических норм и других.
Какие нюансы следует учесть кадровой службе:
• составление договоров материальной ответственности внесет ясность при использовании материальных ресурсов компании и ограничит претензии со стороны работодателя в случае возникновения порчи имущества сотрудником;
• оформление должностных инструкций для работника позволит четко выполнять свои обязанности, следуя данной инструкции, и обеспечит защиту работника в случае возникновения претензий со стороны работодателя по определению круга обязанностей;
• график смен позволит избежать работодателю простоев на предприятии и обеспечит четкое распределение рабочих сил во временном промежутке;
• четкое прописывание круга обязанностей и системы оплаты при введении на предприятии ненормированного рабочего дня. Данное введение может осуществляться только с согласия сотрудника после подписи им соответствующего приказа;
• составление документа о премировании сотрудников: порядки, основание, суммы и сроки. Сотрудники должны иметь представление о составляющих своей заработной платы.
Грамотно налаженная система кадрового производства и планирования формирует благоприятный рабочий климат на предприятии, поскольку сотрудники чувствуют свою защищенность.
К чему могут привести ошибки в кадровом учете:
• ошибки в приказах о приеме на работу, перемещениях или увольнении. Данный пункт должен быть оформлен надлежащим образом, поскольку серьезные несоответствия в данных документах контролируются законодательством;
• заключение трудового соглашения. Основной документ, закрепляющий отношения между работодателем и работником. Ошибки и противоречия законодательству могут привести к серьезным претензиям как со стороны сотрудника, так и сос стороны трудовой инспекции;
• ошибки или неточности при заполнении трудовой книжки. Данные книжки должны быть внесены в соответствующие реестры, а сами записи должны производиться в соответствии с требованиями.
Кадровое делопроизводство на маленьких предприятиях может быть поручено секретарю или бухгалтеру, а на крупных – соответствующей службе. Возможно использование услуг сторонних организаций посредством заключения возмездного договора. Таким образом, можно обезопасить фирму от неквалифицированного осуществления ведения кадрового делопроизводства и избежать претензий и вопросов со стороны соответствующих контролирующих органов.